​分贝通升级电子档案能力,让简单的事情真正简单

•纸质票单各种打印贴票，报销太麻烦;

•复杂业务模式下，线下跨组织调档、邮寄、保存，易失误;

•业务单元多，审计时调档频繁耗时长;

•集团公司多，总部没法实现公司档案数据统一管控;

•重要档案担心数据安全问题;

......

针对上述挑战，在政策和数字化需求的共同助推下，越来越多企业正加速电子会计档案体系的部署。但市场方案良莠不齐，管理电子档案的系统涉及繁多，无法解决大部分问题的同时，还会带来高昂的集成成本。

分贝通持续洞察企业痛点，全面升级电子档案解决方案，在实现会档全面无纸化、电子化、数字化的同时，从档案收集、档案使用、档案管理、档案安全等全方位，提供“一个平台”解决方案。分贝通让企业电子档案管理，真正简单。

 

01档案收集:电子化、线上化，真的简单

通常来说，差旅报销需要业务人员打印各类电子凭证、整理贴票，再提交给财务。同时，财务人员还需要打印会计凭证、整理、核对、匹配、装订归档相关材料，完成归档，流程非常繁琐，容易出错且效率低。

分贝通电子会计档案，实现自动化采集系统档案、原始凭证。业务人员无需再将电子发票、单据重新打印，财务人员也无需打印会计凭证。

从整理、核对，到匹配、装订，档案收集效率提升90%以上。

 

02档案利用:从检索到调取，真的简单

“完成上次的年审，财务部都上了，花了快1个月。”一家制造企业审计税务负责人表示，同时还透露这样一组数据:由于外审期间频繁查询、调阅历史业务、财务凭证，面对每月十万多的凭证量，即使当时档案已部分电子化管理，但查找一笔支出所需的完整凭证，仍需10-15分钟。

上线分贝通电子档案，工作量基本一样的情况下，企业只需2名财务配合外审机构，仅一周就完成了审计工作:

1)“关键词”检索，精准定位

通过检索文件中的任意词汇，即可精准获取调案，并支持多次检索。

2)多维档案台账，档案审计查档更快捷

企业可根据实际需求，将台账按合同、报账单、对账单、发票、回单等维度进行单独管理，以实现更快捷检索、调阅。

3)一键打印&打包下载

不同的审计人员要求不一样，需要纸质档案时财务人员可以直接一键打印;需要离线文件时，财务人员可以一件打包凭证及关联附件，免去整理烦恼。

4)“虚拟库房”，线上线下联动电子档案进行线上归档时，可同步生成具有线下档案柜、档案盒的专属二维码，打印后贴到对应档案盒即可。

审计人员要求查看纸质原件的时候，也能够快速通过电子档案获取到纸质原件的库房位置，方便查找。

 

03档案管理:省钱省心，真的简单

“今年财务部的纸档管理费用又占大头。”一家公司的财务主管看了数据后感叹。他们凭证量大约有为1000多张/月，每个月需要花费大量的时间进行纸质档案的打印、整理、装订、装盒、邮寄，费时费力。

通过分贝通电子会计档案系统，该公司凭证打印、整理、物流、仓库环节开支减少超200万元，助力企业综合降本近80%。

对于复杂业务单元来说，完整的档案管理可不止财务凭证。比如制造业企业，设备产品从下订单到核算的全流程所涉所有凭证，才能反映每个产品的“前世今生”。

分贝通电子档案系统不仅支持凭证直接导入，同时支持将业务、财务、管理等异构系统打通，形成企业档案数仓。企业可一键获取销售订单、出库单、物流单、付款单、发票、核算等全流程所涉所有凭证及数据。

每个项目对应的“完整故事线”的全面穿透、联查，打破原本的沟通、协作壁垒，进一步提升管理效率。

 

04档案安全:多维安全保障，真的简单

针对数据安全问题，分贝通电子档案系统支持行为安全、文件安全、权限安全三大维度，为企业提供有力保障:

1)行为安全:行动即留痕

所有查询和调用行为，自动留存记录，访问记录一目了然。

2)文件安全:借阅即保护分贝通支持文档水印功能，开启后，借阅文件将自动显示借阅员工名字、工号，展示在档案文件上，预防文件外泄。

3)权限安全:人员分层化

即对不同类型访问用户开通不同密级权限，如一般查询用户没有办法看到“绝密”的档案。

电子会计档案带来的文档一体化管理、信息共享、集中管理和数据安全性等优势，显著升级财务的会计档案安全保管问题。

分贝通基于自身电子会计档案能力，在满足会档结构化数据采集、传递、管理、比对、检索一站式电子化的基础上，探索更多的便捷档案管理场景与方式，赋能企业纸档财税，让简单的事情真正简单。

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