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窍楚档案 探讨:档案信息智慧化公开

TOM    2021-09-17 09:59

 

 窍楚档案 探讨:档案信息智慧化公开

前言

在我国,档案信息公开与档案公开、档案公布等概念所指含义范围基本一致,中国做为世界第一人口大国,档案数量巨大,由于国情的特殊,我国的档案封闭期一般是30年,是由法律规定的文件从形成到开放利用的期限,这是保障档案安全利用的基本制度。档案信息公开有着重要意义。档案是一种最真实可靠、最具权威性与凭证性的原生信息资源。档案信息公开是实现档案价值的必然选择,也是社会发展对档案管理提出的客观要求,在打破信息壁垒、推动政务公开透明等方面彰显较大价值。

随着社会发展与公民意识进步,档案信息公开已成为世界范围普遍认同的理念。档案馆面对大量档案信息,应及时有效做好公开工作,回应信息公开申请需求,避免信息资源浪费。保守国家秘密、维护国家安全是全社会应恪守的规则和基础要求,而在信息公开成为全球化趋势、政府信息公开成为公共政策改革进程中重要话题的背景下,如何在保障档案机密信息安全的前提下,做到档案公开需要探索。

PART01

美国档案管理的开放理念

 窍楚档案 探讨:档案信息智慧化公开

美国作为各方面比较自由开放的国家,在档案管理方面也有所体现。机密公务档案文件的解密扩大, 政府各机构对形成超过涉密期限的机密文件进行解密检查, 尽可能的向公众开放,这样就形成了公众更多接触档案,只要年满16岁的成年人,只要凭借身份证就可以查看档案,从而了解国家发展的过程,与政务公开和政务服务相协同,倒逼国家保存档案时或在行驶主权时更加严谨,形成广泛而有效的监督作用。而普通民众经过上行下效进而重视已有档案的保管。

美国档案的开发与利用非常普遍, 管理部门重视档案的开发, 民众普遍使用档案习以为常, 研究人员更是把档案作为重要的科学依据。美国档案利用程度高有以下原因: 一是档案的高度开放性与利用者的需求形成互动, 有力推动了档案的开放与利用; 二是档案的信息化为使用档案者提供了功能强大的便利平台, 人们利用档案的成本不断降低。

使美国档案具有高度开放和利用的资源的前提是美国档案管理具有高度信息化,即使是纸质档案的管理,均利用最新的科技技术配合互联网系统进行档案管理,在保障档案存放安全的同时使档案使用者足不出户就能迅速检索到档案馆的馆藏,了解档案馆的基本情况,获得所需要的相关材料,在最大程度上扩大了档案的使用范围,发掘了档案的利用价值。

我国的档案管理随着改革开放和科技时代的到来,也有很大的变化。最明显的变化是,国家顶层决策者对档案管理新觉醒,从《中华人民共和国档案法》的通过,再到十四五规划中的反复强调以及中办国办对档案管理具体做法的深度指示。我国档案管理已经初步形成法制化、规范化的发展道路。如何将档案资源进一步开放?在新修订的《档案法》明显表现出加快档案开放步伐、扩大档案你开放范围以及缩短档案封闭期限及类型。

在新修订的《档案法》中强调档案公开与政务公开和政务服务相协同,这契合我国当前推进的“放管服”改革需求,尤其是在线档案使用需求,是档案信息化转型的内在需求。打破档案数据孤岛,完善一网查档。积极探索档案开放,提高公民对档案管理重视以及监督意义,倒逼企业、国家对档案管理规范的良好局面。此次《档案法》中对“档案开发”一词的高频强调,正式要求将档案资源融入“信息-知识-大数据”的时代背景,为体现了档案信息资源更大作用维度。

PART03

智慧化管理让档案公开提供实现可能

 窍楚档案 探讨:档案信息智慧化公开

在科技发展日新月异的今天,物联网+区块链的智能在医疗、交通、物流等领域的应用为行业带来了突破性的发展。对于档案管理,仍处于空白状态物联网,在整理、调阅、盘点等档案管理中,信息往往处于割裂状态,物联网让档案管理中的操作集合成整体,将每一步形成记录,使得管理者可从全局把握档案的管理,为档案的开放提供技术支撑,将物联网与全自动设备深入配合,减少人工投入,提升档案利用效率,通过智慧化管理让档案解密到期自动提醒与公开利用提供实现可能。

缩短档案封闭企业形成档案开放,并不意味着对档案信息安全的放松,区块链将档案管理全流程上链技术,让档案管理与《中国保守国家秘密法》、《国家秘密暂行管理办法》等法律法规更深一步的衔接与适应,用科技手段时档案操作更加合规。

随着信息时代的快速发展,法律环境的不断优化,利好政策的相继出台,国内档案事业大有可为,窍楚在此时机,提出智慧重塑传统档案行业,让开放的档案得到更智慧的利用,档案管理智慧化转型将会更好的融入新时代背景。

 

责任编辑: WY-BD

责任编辑: WY-BD
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